La dématérialisation des services financiers est l’un des sujets sur lesquels l’Etat a été précurseur ; il a entraîné dans son sillage toutes les entreprises. C’est donc le bon moment pour digitaliser les flux financiers pour gagner en compétitivité. Explications avec Nicolas Gudin, Directeur de Basware France et Holger Dufour, Consultant Avant-Vente.

En effet, l’Etat encourage de plus en plus les entreprises à émettre leurs factures au format dématérialisé. La généralisation est en cours pour toutes les entreprises depuis 2017 dans un souci de réduction des coûts et d’efficacité des procédures administratives.

Dans la continuité, la loi Macron du 6 août 2015 et le dispositif CHORUS ont prévu l’obligation de l’usage de la facturation électronique vers les établissements publics, et de l’étendre aux relations interentreprises Ainsi, toutes les entreprises seraient dans l’obligation d’accepter la facture au format dématérialisé d’ici 2020 selon un calendrier règlementaire et progressif en fonction de la taille des entreprises et de leur chiffre d’affaires.

Les entreprises françaises ont mis un certain temps à dématérialiser leurs services financiers car elles n’ont pas tout de suite mesuré les profits qu’elles pouvaient en tirer. « Au début, les
entreprises numérisaient les factures de leurs fournisseurs pour les archiver. Aujourd’hui, il s’agit de digitaliser les flux, du sourcing produit au règlement des factures » explique Nicolas Gudin. Basware est justement leader sur l’ensemble des composantes ‘métier’ des flux financiers. « Nous apportons une réelle efficacité de gestion à nos clients, quelle que soit la taille des entreprises. Le prix de revient du traitement d’une facture fournisseur passe en moyenne de 17€ à 6€, et nous réduisons leur délai de traitement de 15 jours à 5 jours en moyenne et parfois même jusqu’à 3 jours. L’entreprise devient plus réactive et gagne ainsi en compétitivité ».

La solution Basware manage les différentes typologies d’appel d’offre, gère leurs traitements, les attributions des marchés, la création des contrats des produits et services qui vont entrer dans le catalogue interne mis à disposition pour les collaborateurs, afin de maîtriser les demandes d’achat, la réception des produits et services et effectuer le contrôle de leur facture.
A partir de tous ces éléments, des tableaux de bord personnalisés aux besoins des entreprises sont mis en place afin de mieux suivre les dépenses effectuées. Les flux financiers sont aussi intégrés aux systèmes de gestion comptable de l’entreprise. «A ce jour, les entreprises ne reçoivent pas 100% de factures d’origine électroniques. Que les factures soient envoyées par e-mail, en EDI, soient saisies sur un portail, ou arrivent sous format papier, notre solution en capture les données et les transforme en un format unique pour gérer le rapprochement automatique avec les commandes et réceptions ainsi que les circuits d’approbation. L’une des forces de Basware réside bien dans sa participation à faire évoluer les moyens et modes de dépenses de l’entreprise » précise Holger Dufour.

Facteur clé : la gestion en mode projet

Cependant, la réussite d’un projet de dématérialisation des factures nécessite une conduite du changement importante, une revue des processus internes et l’utilisation d’applications métiers spécifiques. La mise en oeuvre des solutions SaaS de Basware passe par une implémentation simple. « Nous configurons les processus métiers de nos clients dans nos solutions en y ajoutant une dimension service et recommandations.
Par exemple : en aidant les fournisseurs de nos clients à passer par un portail ou à transmettre leurs factures en format pdf, car cette tendance est non seulement inéluctable mais participe au renforcement de la productivité de chaque organisation».
« L’approche Basware est une approche service. La solution est disponible en mode SaaS. Nos équipes projet et activation sont dédiées à faciliter son adoption et à optimiser son utilisation par les salariés de nos clients. Chacun de nos clients dispose d’un point d’entrée unique, une personne référente qui répond à ses attentes : une des raisons pour lesquelles nous avons un excellent taux de fidélisation de nos clients ! » souligne Nicolas Gudin.

D’ailleurs, l’année 2018 a été riche de succès avec la signature de contrats majeurs.

Forte de son leadership, Basware poursuit les évolutions de sa solution avec des réflexions sur l’intelligence artificielle : des technologies qui vont encore révolutionner les modes de travail, grâce à l’intégration d’une dimension prédictive, à partir d’algorithmes.« Compte tenu de la concurrence forte existant sur notre marché, nous poursuivons nos efforts en recherche et développement ».