En France, c’est Henri II qui rendît obligatoire l’acte de signature dans son ordonnance de Fontainebleau, émise en 1554 ; et ceci pour valider la vente-acquisition de terres. En 1869, Les signatures envoyées par télégrammes deviennent légales et c’est dans les années 1980, avec l’avènement du fax, que les premières signatures ‘non-physiques’ sont reconnues comme légales. La première directive européenne sur la signature électronique date de 1999. A la suite de la directive, une grande diversité de lois ont vu le jour en Europe. Afin d’harmoniser et de faciliter l’émergence du marché unique numérique européen, la Commission Européenne a adopté le Règlement eIDAS. Applicable depuis le 1er juillet 2016, ce Règlement abroge la directive et annule automatiquement les lois nationales non conformes en Europe. Côté français, c’est la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique qui transpose cette directive et consacre la signature électronique dans le Code civil. Elle reconnaît ainsi la valeur probatoire de l’écrit numérique.

Mais qu’est-ce que la signature électronique ? Mise en application à présent sur des usages d’achat et de vente, dans le domaine des assurances comme du market ing, et conformément à la législation, la signature électronique est un mécanisme numérique utilisant un certificat électronique et créant autour du document une ‘enveloppe cryptographique’ garantissant que le document ou l’e-mail n’a pas été modifié depuis la signature, qu’il provient bien de la personne qui a signé, et auquel peut être associé un horodatage à partir d’un serveur d’horodatage accrédité.

Avec la mondialisation, l’organisation du travail évolue et les échanges électroniques se multiplient. L’entreprise se décentralise, les collaborateurs sont de plus en plus nomades et en parallèle le déploiement des outils connectés permet un accès simplifié au réseau informatique de l’entreprise quel que soit le lieu où l’on se trouve. Dans votre entreprise aussi, nul doute que votre équipe commerciale, que votre service marketing et que vos contractants internationaux aient besoin d’utiliser la signature électronique…

C’est d’abord pour bénéficier de gains en productivité que l’entreprise opte pour la signature électronique, dans tous les domaines où la conformité légale et réglementaire met en jeu la responsabilité pénale de l’entreprise, et passe par la signature obligatoire des parties prenantes sur des échéances précises ; comme les ressources humaines. Aussi, les salariés des entreprises apprécient sa facilité de mise en oeuvre. La signature électronique, adossée à un système d’archivage automatique aux normes en vigueur permet également de détenir un archivage sécurisé et durable.
Compte tenu des évolutions technologiques, la dématérialisation des flux a permis d’unifier et d’harmoniser la gestion interne, permettant une véritable rationalisation des tâches.

La consultation des dossiers peut maintenant s’opérer en quelques clics… La signature électronique fait donc figure d’évolution inéluctable. La nécessité de gagner en temps et en efficacité, mais aussi la mobilité accrue des signataires, placent la signature électronique comme la solution en parfaite adéquation avec ces nouveaux besoins. Le nouveau règlement eIDAS permet la génération d’un certificat de signature certifié. On peut ainsi envoyer des documents (convention, arrêté d’évolution, contrat de travail, …) à signer directement à des signataires extérieurs à l’entreprise, même si ceux-ci ne disposent pas d’un certificat de signature RGS.

Cette nouvelle façon de signer est donc très pratique, a valeur légale et constitue un mode économique de signature…