A l’ère du web 2.0 et de la transformation digitale, l’heure est de plus en plus à la dématérialisation tant des documents que des processus. Beaucoup d’entreprises proposent ce type de services. Toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activités sont concernées par cette problématique de la dématérialisation. Les enjeux sont en effet nombreux et conséquents.
Petit rappel : la dématérialisation, qu’est-ce-que c’est ?
La dématérialisation consiste à transformer une information (textes, sons, images) stockée sur un support analogique (comme le papier) en une information stockée sur un support numérique (comme une clé USB). On a souvent tendance à confondre dématérialisation et numérisation, pourtant la dématérialisation peut aussi concerner des échanges et de plus en plus, des processus ou des activités. Un acteur du marché comme Automic s’attache à automatiser les processus métiers des entreprises. Une démarche qui confère plus de croissance et plus de valeur ajoutée à l’entreprise, grâce à une utilisation plus efficace des ressources, en toute conformité et en limitant les risques. La dématérialisation native consiste elle à créer directement une information, un échange ou un processus à l’aide d’un support numérique. La dématérialisation va d’abord concerner les courriers entrants, les factures, les flux monétaires et démarches administratives.
Des intérêts nombreux et majeurs pour les entreprises
Toutes les entreprises ont à gagner à dématérialiser leurs documents internes et leurs processus. D’abord, c’est l’opportunité de gagner du temps et de pouvoir se concentrer sur son coeur de métier. Ensuite, l’aspect sécurité entre en ligne de compte. Grâce à la dématérialisation, fini les documents perdus. De plus, il y a toujours une trace des flux d’informations dans l’entreprise. Dans le même temps, la démarche permet à l’ensemble des collaborateurs de partager en même temps et en temps réel l’ensemble des documents internes de l’entreprise, via l’intranet le plus souvent. Le partage de l’information comme l’avancée dans les projets gagnent en fluidité et en réactivité. Outre la réduction des coûts de stockage, l’automatisation du traitement des données génère d’importants gains de productivité. Enfin, la dématérialisation rime aussi avec réponse idoine aux contraintes légales des entreprises.