La dématérialisation est clairement devenue un enjeu d’entreprise. Elle va de pair avec gain de temps et de productivité. Mais au fil des retours d’expériences, on s’aperçoit aussi que la dématérialisation amène un changement notoire en terme de compétences et de responsabilités individuelles.
6 milliards d’euros, le poids non négligeable de la dématérialisation
La dématérialisation s’inscrit plus globalement dans la course à la numérisation, démarrée il y a quelques années. En France, le projet de loi numérique a été adopté en mai par le Sénat, confortant par là même la place accordée par l’ONU à l’hexagone, nation la plus avancée en Europe en terme d’administration numérique, positionnée à la 4ème place au niveau mondial. Pilier de cette transformation numérique : la dématérialisation des documents, comme celle des échanges et des processus.
En 2014, Markess, société d’études expert du digital, estimait à quelques 6 milliards d’euros le marché français des logiciels et services IT associés à la dématérialisation. C’est près de 15% de l’ensemble du marché des logiciels et services IT évalué à 49,5 milliards d’euros par Syntec Numérique pour 2014. Ce marché de la dématérialisation poursuit depuis sa croissance, au rythme moyen de +8% par an. Les solutions en mode SaaS ont le vent en poupe sur le marché, entraînant aussi dans leur sillage d’autres formes d’externalisation, notamment le BPO (Business Process Outsourcing).
En outre, et c’est l’effet positif de la dématérialisation, la plupart des décideurs ayant opté pour la numérisation de leurs processus documentaires y voient dès à présent une réelle opportunité d’innovation dans leurs approches de travail et de collaboration, tant internes qu’externes. Car la dématérialisation apporte inévitablement un nouveau souffle à l’entreprise !
Dématérialiser et automatiquement, changer son mode de fonctionnement !
Comme finalement tout projet d’implémentation d’un SI, la dématérialisation impose aussi en interne des changements majeurs. C’est toute la culture d’entreprise qui se trouve impactée par l’automatisation des processus et des outils. Toutefois, les retours d’expériences montrent que les changements s’avèrent positifs pour les équipes et plus globalement pour la performance globale de l’entreprise. Avec des documents numérisés, le partage de l’information est facilité et instantané. Effet induit, cela encourage à travailler en interne de façon plus collaborative. On assiste ainsi à la mise en place des fameux bureaux virtuels qui invitent aussi à repenser les manières de travailler et sont souvent gages de davantage de productivité mais aussi de créativité. Autre point, et qui souvent motive le choix des décideurs d’appliquer des solutions de dématérialisation : le recentrage sur des tâches à forte valeur ajoutée. La transmission électronique des données permet de faire l’économie de tâches de saisie associées. La mise en place de workflows et de restitutions automatisées permettent aux opérateurs de mieux contrôler l’engagement et la réalisation de la dépense. Plus globalement, les collaborateurs retrouvent de nouvelles responsabilités en interne, jouant désormais davantage un rôle de conseil, d’analyste et devenant donc acteur à part entière de la performance de l’entreprise. Du coup, la dématérialisation des documents, et surtout des processus, est gage au final d’un meilleur climat social et d’un développement des compétences propice à l’épanouissement de chacun.