En effet, à cette date, tous les acheteurs publics devront être équipés d’un profil d’acheteur et publier sur la plateforme les documents de la consultation pour les marchés publics (hors défense ou sécurité) dont la valeur du besoin estimé est égale ou supérieure à 25 000 € HT. Les acheteurs devront en outre procéder à la publication des données essentielles de ces marchés. La PLACE est la plate-forme de dématérialisation des procédures de marché de l’Etat. Elle permet aux entreprises de consulter et répondre aux consultations émanant des services de l’Etat en administration centrale et en services déconcentrés, des établissements publics relevant de ceux-ci, ainsi que des chambres de commerce et d’industrie et de l’Union des groupements d’achats publics (UGAP). Chaque territoire dispose également de sa propre plateforme d’appels à projets. La préparation des entreprises à ces réponses dématérialisées aux appels d’offre reste contrastée d’un secteur d’activité à l’autre. Evidemment, quand il s’agit d’appels d’offre de services dans les domaines de l’informatique ou de la communication, les acteurs sont au coeur même de la transformation digitale et n’ont pas de freins à remplir en ligne, les informations réclamées. Il en va tout autrement dans les secteurs du bâtiment, de la culture (pour partie) ou du commerce.
Pourtant, la dématérialisation représente une chance à saisir pour les PME et TPE. Alors, comment se préparer ? Adressez-vous à votre CCI ou à votre Chambre des métiers. Elles proposent actuellement – et depuis plusieurs mois – des formations facilement accessibles aux réponses d’appels d’offre. Comment faire pour se tenir informé ? Les documents relatifs auxconsultations lancées par les acheteurs sont accessibles gratuitement et directement sur les profils d’acheteurs. Cela signifie que les entreprises n’ont pas obligation de s’identifier pour télécharger les documents de la consultation. Néanmoins, en s’identifiant, elles peuvent être informées lorsque les acheteurs modifient l’un des documents. Elles doivent pour cela mentionner le nom de la personne chargée du téléchargement et une adresse électronique valide.
Une procédure qui reste ouverte, avec des acheteurs accessibles. Les objectifs recherchés de la dématérialisation des appels d’offre est l’apport d’un cadre et la facilité – pour les acheteurs publics – de comparaison des réponses. Ces acheteurs sont disponibles pour répondre aux questions des entreprises via son profil d’acheteur ou une adresse mail mentionnée par l’acheteur dans les documents de la consultation. Afin de conserver une trace de l’échange, il est recommandé de recourir au service de messagerie du profil d’acheteur.
Si une entreprise, après avoir bien lu l’ensemble des documents, pose une question et que la réponse peut avoir un impact sur l’offre, la réponse à cette entreprise est communiquée à toutes les entreprises ayant téléchargé les documents de consultation avec authentification, et doit être visible pour toutes les entreprises n’ayant pas encore téléchargé les documents.
L’enjeu est important puisque la commande publique a représenté 77 milliards d’euros en 2017, dont 25 % à destination des PME.